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Titel
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Beschreibung
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Wir suchen einen Mail-Assistenten, der unser Team bei der effizienten Verwaltung und Organisation von E-Mail-Kommunikation unterstützt. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die Bearbeitung eingehender und ausgehender E-Mails, die Priorisierung von Nachrichten und die Sicherstellung einer schnellen und professionellen Antwort. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um die Kommunikation zu koordinieren und wichtige Informationen zeitnah weiterzuleiten. Zudem helfen Sie bei der Pflege von E-Mail-Verteilern und der Archivierung von Nachrichten. Ein Mail-Assistent trägt wesentlich dazu bei, den Informationsfluss innerhalb des Unternehmens zu optimieren und die Kundenzufriedenheit durch zeitnahe Kommunikation zu erhöhen. Wir erwarten von Ihnen ein hohes Maß an Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten. Wenn Sie gerne strukturiert arbeiten und Freude an der Kommunikation haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Verwaltung und Organisation des E-Mail-Postfachs
- Priorisierung und Bearbeitung von eingehenden E-Mails
- Erstellung und Versand von E-Mail-Antworten
- Koordination der Kommunikation zwischen Abteilungen
- Pflege von E-Mail-Verteilern und Kontaktlisten
- Archivierung und Dokumentation von E-Mail-Korrespondenz
- Überwachung von Terminen und Fristen aus E-Mails
- Unterstützung bei der Erstellung von E-Mail-Vorlagen
- Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutzrichtlinien
- Meldung und Eskalation wichtiger Anliegen an Vorgesetzte
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Umgang mit E-Mail-Programmen und Office-Anwendungen
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
- Hohe Kommunikationsfähigkeit und Teamorientierung
- Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
- Schnelle Auffassungsgabe und Problemlösungsfähigkeit
- Flexibilität und Belastbarkeit
- Grundkenntnisse im Datenschutz und IT-Sicherheit
- Selbstständige und proaktive Arbeitsweise
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie im Umgang mit E-Mail-Management?
- Wie organisieren Sie Ihre tägliche E-Mail-Kommunikation?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
- Können Sie Beispiele für Ihre Kommunikationsfähigkeiten geben?
- Wie priorisieren Sie eingehende Nachrichten?
- Welche Software zur E-Mail-Verwaltung haben Sie genutzt?
- Wie reagieren Sie auf stressige Situationen mit hohem E-Mail-Aufkommen?
- Wie stellen Sie die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien sicher?
- Wie arbeiten Sie mit anderen Abteilungen zusammen?
- Was motiviert Sie an der Arbeit als Mail-Assistent?
